Cách xử lý và nhận điện thoại( Dùng chung cho mọi trường hợp)
Quy tắc ứng xử liên quan đến nhận điện thoại là một quy tắc ứng xử trong văn hóa kinh doanh cần nhớ.
・Khi nhận điện thoại hãy chuẩn bị tâm lý như mình là đại diện từ công ty, chuẩn bị tâm lý để trả lời.
・Khi chuông điện thoại nghe tiếng chuông reo 3 lần hãy nhấc điện thoại lên về cơ bản hãy chào hỏi lịch sự và ghi chú lại những thông tin quan trọng.
・Trong trường hợp chuông reo lâu mà chưa kịp nhấc máy, đầu tiên đừng quên xin lỗi “Taihenomataseitasimasita” “Thành thật xin lỗi vì đã phải đợi lâu”.
・Trong trường hợp chuyển cuộc gọi cho người khác trước khi bấm nút giữ máy bạn đừng quên nói “Shoushouomachikudasai” “Xin vui lòng trong giây lát”. Trong trường hợp người được chuyển máy tới không có mặt hãy truyền lại thời gian quay lại dự kiến của người đó và hãy hỏi “Modorijidai, renraku wo sashiageru youni itashimashouka?” “ Bạn có muốn mình liên lạc với bạn ngay khi người đó quay lại không?
・Trong trường hợp bạn không thể đối thoại được cuộc hội thoại hãy truyền lại nội dung để xác nhận lại một lần nữa.
Ngay cả khi bạn lo lắng khi đầu tiên nghe điện thoại nhưng chỉ sau bạn một vài lần sẽ có thể nói những từ thích hợp một cách tự nhiên nhất. Đừng quên tìm hiểu các ví dụ và cách nghe điện thoại sẵn khi trả lời cuộc gọi và tích lũy kinh nghiệm từ những cuộc điện thoại trả lời trước nhé.
