Cách gọi điện thoại「Phần 1」
Các bạn có nhận được rất nhiều cuộc gọi điện thoại đổ chuông khi đang làm việc không? Bạn có biết cần phải nói gì ngay khi bắt máy điện thoại không? Hãy cùng tìm hiểu cách gọi điện thoại trong bài viết này nhé.
Trước khi gọi điện thoại
１． Kiểm tra thông tin của đầu bên kia (số điện thoại, tên công ty, phòng ban)
Hãy xác nhận lại số điện thoại khớp với tên công ty. Sau đó, hãy xác nhận lại tên, phòng ban và ghi chép lại vào bản ghi nhớ.
２．Xem lại các tài liệu có liên quan sau đó tóm tắt mục đích một cách đơn giản nhất
Trong kinh doanh thời gian rất quan trọng, vì vậy nếu có thể, hãy truyền đạt mục đích của cuộc gọi một cách dễ hiểu nhất.
Vui lòng in trước các tài liệu cần thiết trước. Ngoài ra, hãy sắp xếp tài liệu theo thứ tự luồng của cuộc gọi. Đảm bảo để các vật dụng cần thiết (tài liệu và sổ ghi chép) ở gần hoặc ngay trên điện thoại.
３． Hạn chế thời gian gọi điện thoại
Hãy canh thời gian gọi điện đúng thời điểm để không làm phiền đối phương. Vui lòng không gọi vào thời gian buổi sáng, buổi trưa và ngoài giờ. Nếu cần thiết phải gọi điện, hãy nói những từ đệm “Tôi xin lỗi đã gọi điện vào sáng sớm”/ Asa hayaku osore irimasu hoặc “Xin lỗi vì gọi điện lúc bạn đang bận rộn”/ Oisogashii jikantaizai moushiwakegozaimasen.
